Backoffice

¿Qué es el back office de un ecommerce?

El back office de un ecommerce, también conocido como administración o gestión trasera, se refiere a todas las actividades que no son visibles para los clientes pero que son cruciales para el funcionamiento eficiente de la tienda online. Esto incluye una variedad de tareas y operaciones como la gestión de productos y su stock, la recepción de pedidos, el servicio al cliente e incluso la parte de finanzas y de contabilidad.

Cada plataforma de ecommerce, como Shopify, Magento, WooCommerce, entre otras, proporciona diversas funcionalidades para gestionar estas tareas del back office.

Funcionalidades habituales del back office de una tienda online

Las funcionalidades habituales del back office de una tienda online pueden variar dependiendo de la plataforma de ecommerce utilizada, pero en general, estas suelen incluir:

Gestión de productos: agregar, editar y eliminar productos, organizarlos en categorías, gestionar el stock, establecer precios, descuentos y ofertas, y añadir imágenes y descripciones de productos.
Control de pedidos: ver y administrar los pedidos de los clientes, actualizar el estado de los pedidos, gestionar el envío y la facturación, y gestionar las devoluciones y reembolsos.
Atención a clientes: gestión de cuentas de clientes, seguimiento de su comportamiento de compra, gestión de consultas y quejas de los clientes, y administración de programas de lealtad.
Actualización de contenido: permite actualizar el contenido de la página web, incluyendo textos, imágenes, banners, y blogs.
Informes y Análisis: proporciona estadísticas e informes sobre ventas, visitas al sitio, comportamiento del cliente, rendimiento de los productos, entre otros.
Herramientas de Marketing: permite configurar y gestionar campañas de email marketing, cupones de descuento, programas de afiliados, y SEO.
Gestión de pagos: configurar y gestionar diferentes métodos de pago, y tratar con transacciones, facturas y pagos.
Integraciones: conectar la tienda online con otras aplicaciones y servicios, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM), plataformas de redes sociales, herramientas de análisis, etc.

Estas son solo algunas de las funcionalidades habituales, pero algunas plataformas de ecommerce ofrecen muchas más opciones y funcionalidades avanzadas.

Funciones avanzadas de back office que ofrecen algunas plataformas para ecommerce

Algunas plataformas de ecommerce ofrecen funcionalidades avanzadas de back office que van más allá de las operaciones básicas. Estas pueden incluir:

Inteligencia Artificial y Machine Learning: algunas plataformas ofrecen capacidades de IA y aprendizaje automático para ayudar en áreas como el análisis predictivo, personalización de la experiencia del cliente, y automatización de tareas.
Automatización de Marketing: este tipo de funcionalidad permite a las empresas programar y automatizar campañas de marketing, segmentar a los clientes en base a su comportamiento de compra, y realizar seguimiento del rendimiento de las campañas.
Gestión avanzada de inventario: algunas plataformas ofrecen funciones de gestión de inventario en tiempo real, alertas de bajo stock, y la capacidad de sincronizar el inventario en múltiples canales de venta.
Integraciones de ERP: las plataformas avanzadas permiten la integración con sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para una gestión más holística y eficiente de la empresa.
Soporte multilingüe y multi-moneda: para las empresas que operan a nivel internacional, algunas plataformas ofrecen soporte para múltiples idiomas y monedas.
Funcionalidades de B2B: incluyen la posibilidad de crear catálogos y precios específicos para diferentes clientes o grupos de clientes, gestionar pedidos a granel, y ofrecer pagos a crédito.
Herramientas de SEO avanzadas: algunas ofrecen herramientas avanzadas de SEO para ayudar a las tiendas online a mejorar su visibilidad en los motores de búsqueda.
Chatbots y Soporte de Atención al Cliente 24/7: algunas plataformas incluyen chatbots para responder a las consultas de los clientes en cualquier momento del día.

Estas funcionalidades avanzadas pueden ser muy útiles para las empresas que buscan escalar sus operaciones de ecommerce y mejorar la eficiencia de su back office.

Pasos para implementar el back office en tu tienda online

Implementar el back office en tu e-commerce puede ser un proceso complejo, que requiere una cuidadosa planificación y ejecución. A continuación, se presentan algunos pasos que puedes seguir:

Definir tus requerimientos: lo primero que debes hacer es identificar y definir tus necesidades específicas. ¿Qué funcionalidades necesitas en tu back office? ¿Qué tipo de productos vas a vender? ¿Cuántos pedidos esperas procesar? ¿Necesitas integraciones con otros sistemas o aplicaciones?
Seleccionar la plataforma de E-commerce: En base a tus requerimientos, debes seleccionar la plataforma de e-commerce que mejor se adapte a tus necesidades. Algunas de las plataformas más populares incluyen Shopify, Magento, WooCommerce y BigCommerce.
Configurar la plataforma: una vez seleccionada la plataforma, debes configurarla de acuerdo a tus necesidades. Esto incluye la configuración de los ajustes de la tienda, los métodos de pago y envío, las políticas de la tienda, entre otros.
Cargar los productos: esto incluye la adición de descripciones detalladas, imágenes, precios, y otras informaciones relevantes.
Configurar las funcionalidades del Back Office: como la gestión de pedidos, inventario, clientes, y el servicio al cliente. También debes configurar las integraciones con cualquier otro sistema que necesites, como sistemas de contabilidad o CRM.
Probar la tienda: antes de lanzar la tienda, debes probarla a fondo para asegurarte de que todo funciona correctamente. Esto incluye probar el proceso de compra, la funcionalidad de los carritos de compra, el sistema de pago, y la experiencia del usuario.
Lanzar y monitorizar: Finalmente, puedes lanzar tu tienda online. Una vez lanzada, deberás monitorizar regularmente su rendimiento y hacer los ajustes necesarios.

Recuerda que la configuración del back office es un proceso continuo que requerirá ajustes y actualizaciones regulares a medida que tu negocio crece y cambia.